最終更新日 2021年6月20日 by co-in
こんにちは。co-inと申します。「Company」と「Interpreter」の頭文字2文字ずつを取ってco-inです。名前の通り、通訳業界でのサービスを始めました。Zoom会議に通訳者の派遣を行っております。
また、最近はZoom会議の運営補助についてのお問い合わせをいただくこともあり、ウェビナーやZoom会議のお手伝いをしております。
ウェビナーやZoom会議を企画するにあたり、「質疑応答をどのように行えばいいかわからない。」「なるべく多くの質問を取り上げたいが、効率的にスマートにも行いたい。。。」と考えるホストの方は多いと思います。
そのような時、ホストはどのように運営れば良いでしょう？今回は、そんなホストの方向けに、質疑応答の運営方法としてよく使われる機能をまとめました。
Zoomの中で利用できる機能3種類とZoom外のサービスを利用して質疑応答を行う方法に分けて説明いたします。
Contents
質疑応答の運用にて使われるZoom内の機能
まずは、Zoom内の機能から説明します。
本記事では、以下の3つの機能を1つずつ説明します。
- 手を挙げる機能
- チャット機能
- Q&A機能（ウェビナーのみ）
手を挙げる機能
「手を挙げる」機能は、文字通り参加者が手を挙げて、発言の意思があることを示す機能です。学校の授業と同じイメージです。
参加者が「手を挙げる」というボタンを押すことで、参加者一覧の表示の中で手が挙がっていることが表示がされます。
参加者全員誰でも誰が手を上げているかを確認することができます。また、「参加者一覧」のページでは、手を上げた順に上から並ぶので、誰が最初に手を上げたかもわかります。
手を挙げる機能の使い方
とても簡単です。以下の2ステップのみで手を挙げることができます。
- Zoom会議の「参加者一覧」を開く
- 参加者一覧の最下部の表示されている「手を挙げる」ボタンをクリックする
（手を挙げている間は、同じボタンが「手を下ろす」になります）
もしくはショートカットキー（Windowsでは「Alt+Y」、Macでは「Option+Y」）でも可能です。
手を挙げる機能が使えないときの対処法
手を挙げる機能が使えない場合、その原因は以下の2つのパターンが多いです。
- ホストである場合
ホストには手を挙げるボタンは表示されません。そのため、表示されていない場合はあなたがホストである可能性があります。 - ホストが「非言語的なフィードバック」という設定を有効にしていない場合
この場合は参加者も手を挙げる機能を利用することができません。ホストが、「非言語的なフィードバック」を有効にするには以下の手順で行ってください。
- WebブラウザのZoomマイページへ進む
- マイアカウント内の「設定」を開く
- 「ミーティング」の「基本」内の「非言語的なフィードバック」を有効にする
手を挙げる機能 – 質疑応答での運用方法
シンプルな機能のためとても簡単に会議の運用にとりいれることができます。
例えば、以下の形です。
- 司会が「質問がある方は手を挙げてください」とアナウンスする。
- 質問のある参加者が手を挙げるボタンを押下する。
- 手を挙げた順番に司会が質問者を指名していく。
手を挙げた人の順番を確認でき、オフラインの会場で実際に質疑応答を行うかのようにオペレーションできるのが良いところです。
一方、質問の内容を事前に確認できないことはデメリットとなります。事前に回答者となる人の承諾を得ておくようにしましょう。
チャット機能
皆さんご存じの、Zoom内でチャットを送信する機能です。チャットを参加者全員宛てに流してもらい、それを司会がチェックし、気になったものを拾っていくことで質疑応答を運営することができます。
チャット機能の使い方
Zoom会議の下部メニューからチャットを立ち上げられます。チャットを立ち上げて、質問をメッセージとして打ち込めば送信できます。とても簡単です。
チャット機能 – 質疑応答での運用方法
会議中気になったときにいつでもチャットで質問を送ってもらうことが可能と参加者に告知しておくことで質疑応答に利用できます。
メリットは3つあります。1つ目は、司会やホストが回答する質問を選ぶことができるのでいわゆる「良い質問」を選んでとりあげられることです。。2つ目は、口頭での質問でないため質問数が増える傾向にあることです。3つ目は、参加者が来た質問にその場で答えるオペレーションをすれば、ライブ感や一体感が醸成できることです。
デメリットは、2つあります。1つ目は、質問・チャットが多く来てしまった場合、全部に目を通すのが難しくなってしまったり、全部に回答するのが難しくなってしまったりすることです。
2つ目は、一部の回答をピックアップしないと「何か回答したくない背景があるんじゃないか？」と聞き手に思わせてしまう可能性があることです。
Q&A機能
ウェビナーにはQ&A機能という、質問と回答をセットで表示していくウェビナー専用の機能があります。Q&A機能を使ってウェビナーの参加者は質問をすることができ、ホスト、共同ホスト、パネリストがその質問に回答することができます。質問と回答がスレッド方式でセットで確認することができます。
Q&A機能のホストの設定方法
ウェビナーのホストにて以下の手順で設定を行ってください。
- WebブラウザのZoomマイページへ進む
- 対象のウェビナーを編集する（もしくは新しいウェビナーを立てる）
- 編集ページの「ウェビナーオプション」内の「質疑応答」にチェックを入れる
また、Q&A機能では2つのオプションを設定することができます。
- 匿名での質問を許可する：この設定をオンにすると、参加者が質問をする際に名前を入力せずに質問できるようになります。
- 出席者に閲覧を許可する：回答済みの質問のみ、全出席者に見せるような設定にするか、すべての質問を全出席者に見せる設定にするかを選べます。
それぞれ、WebブラウザからZoomマイページにログインし、対象のウェビナーページの最下部「質疑応答」タブから設定を行うことが可能です。
Q&A機能-質疑応答での運用方法
会議中気になったときにいつでもQ&Aボタンから質問を送ってもらうことが可能と参加者に告知しておくことで質疑応答に利用できます。基本的にチャットの場合と同じようなメリットを受けることができます。
追加のメリットとして、Q&Aを文章で公開することも可能です。その場合、チャットと違って質問と回答がセットで全員に公開されるので、参加者はもっと簡単に質問と回答をセットで確認できます。周知性が高いのがメリットと言えるでしょう。
Zoom会議の質疑応答をSlidoを利用して運営する方法
ここでは、外部サービスとして「Slido」を取り上げます。最初にお断りしておきますが、お金をもらって記載している記事ではございません。
Slidoとは、オンラインでQ&Aを行うためのプラットフォームです。Slidoに一つイベントのページを立てると、そのページに入った方がページ内で質問を書き込むことができます。
書き込んだ質問に対して「いいね」ボタンを押すことができるので、どの質問が人気あるもの（答える優先度をあげるべきもの）なのかがわかります。他人の質問に便乗できるという特徴によって、質疑応答が活発になる効果も期待できます。
自由に質問を書き込んでもらう&気になる質問に参加者の皆でいいねをつけてもらうことで、質問の優先順位を決められ、とてもスムーズに進行します。
Slidoの設定方法
- Webサイトにアクセスする（https://www.sli.do/）
- 初めて利用する場合は「Sign Up」から会員登録を行う
- 「Sign In」からログインをする
- ログイン後の画面から「New Slido」を選択、イベント名を入力して新しいSlidoのページを立てる
- 右上部の「Present」を押下する
- QRコードとSlidoのイベント番号が表示されるページが出るので、そのページを参加者にシェアする（もしくは画面共有する）
このQRコードを参加者にて読み込むことで、Slidoのイベントページに質問を書き込めるようになります。
Slidoの使い方
参加者にてQRコードを読み取ると、以下のようなページにアクセスします。
上部から新しい質問を入力したり、下部から今までにされている質問の一覧を確認したりできます。
Slido – 質疑応答での運用方法
会議の本格的な内容に入る前に質疑応答用としてSlidoのページを参加者に告知しておく運用がスムーズです。会議の最初に画面共有でQRコードと参加のための番号を画面シェアしておく運用がおススメです。他の方法としては、事前にSlidoのページを立てておき、ページ番号を参加者に通知しておく方法があります。会議中は、後から参加した人も参加できるように、Zoom内のチャットに参加方法を流しておくとよりSlidoのページへの参加率が上がります。
メリットはチャット機能やウェビナー機能で紹介したような点に加え、質問の優先順をつけられることです。「いいね」の多いものが最上位に表示されるため、参加者に「いいね」をつけてもらい、質問の優先度を決めることができます。自ら質問は思いつかないけど、気になることは聞いてみたいような参加者にとってもより気軽に参加することができ、一体感をより一層醸成することができます。
デメリットは単純に別ツールに移動しないといけないことです。
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