最終更新日 2021年11月13日 by co-in
こんにちは。co-inと申します。 CompanyとInterpreterの頭文字2文字ずつを取ってco-inです。名前の通り、通訳業界でのサービスを提供しています。
昨今、通訳をご依頼いただく中でもZoomを利用した依頼が増えています。Zoom会議では、10人以上の大人数での会議となる場合も多くあります。
そのような大人数の会議の場合、グループワークやグループディスカッションを会議中に実施したいことはないでしょうか。あまり知られていないですが、ブレイクアウトルーム機能を利用すると、Zoom会議でもグループワーク、グループディスカッションを実現することができます。
本日の記事では、Zoomのブレイクアウトルームとはなにか、どのように利用できるのか、設定方法を解説させていただきます。大人数の会議をZoomで行いグループワークを行いたいと考えている会議主催者の方や、ブレイクアウトルームを初めて使うにあたって不安な方はぜひ参考にしてください。
Contents
ブレイクアウトルームとは？
Zoomのブレイクアウトルームとは、Zoom会議を分割し、少人数毎のグループに分ける機能です。例えば、12人で行っている会議を2つに分割し、6名ずつの小会議を開くことも、3つのグループに分けて、4名ずつの小会議を開くことも可能です。講義や研修の中でのグループワーク、懇親会でのグループディスカッションなどで利用することができます。
任意のタイミングでまた10名での会議に戻すことができるので、一度グループワークを行い、また元の場面に戻って全体に発表するような進行がかのうになります。
ブレイクアウトルームに分かれている間は、他のルームの会話を聞いたり、チャットを見たりすることができません。それぞれのグループ内では画面やオーディオの共有機能を使うこともできるため、通常のZoom会議と何ら変わりなく、各ルームで会議をすることができます。
大人数の会議のグループ分けは議論の質を向上させる
そもそも大人数での会議で、グループに分けて議論することにどんなメリットがあるのでしょうか。
大人数での会議では、意見が発散してしまったり、うまく議論がかみ合わなかったり、一部の人しか発言しないということがよくあります。このような状況を避けるためにグループに分けての議論を大変有効です。
グループに分けた議論を実施することで、意見の集約、発言の偏りの修正、議論の活性化といったメリットがあります。
意見の集約とは、議論の結果の意見がまとまりやすくなることです。グループごとに少人数の意見をまとめ、それぞれの意見を突き合わせることがグループワークにより可能になります。
その結果、最初から大人数で意見をまとめるより、効率よく意見をまとめるることができます。これにより、結論や次のアクションが明確になりやすくなります。そのため、大人数での会議によくある意見が発散して何も決まらないという事態を避けることができます。
発言の偏りの修正とは、会議に参加しているより多くの人が発言しやすくなることです。これにより、多様な意見とより深い議論が可能になります。大人数の会議である特定の人しか話さないという問題を避けることができます。
議論の活性化とは、1つの議題に対してより深く話せることです。グループごとに少人数で議論を行えるので、議題から反れた発言が出た場合に修正がしやすくなります。
結果として1つの議題の議論を深めやすくなります。また、これにより、質の高い結論を出すことができます。大人数の会議である議題が発散して、結局皆違う議題を話しているという状況を避けることができます。
このようにグループに分けての議論は、議論の質を上げより良い結論へと導くことが可能です。Zoom会議でも積極的に活用していきましょう。
Zoomのブレイクアウトルームの利用例
研修でのグループワークや懇親会でのグループ分けで利用されることが多くあります。具体的な利用例を2つ紹介させていただきます。
会社の研修での利用例
場面：人事制度の導入時に内容を説明する管理職向けの研修
内容：人事制度の説明、人事評価の仕方のワークショップ
ブレイクアウトルームの使い方：
人事評価の仕方のワークショップを行うときに、3名ごとのグループに分かれるために利用。個別グループでワークを行い3名それぞれでデモンストレーションを行った上で、相互に意見を交換する。
講演後の懇親会での利用例
場面：多くの学者が集まり丸一日様々な映画に関する学術的な説明をする講演
内容：夕方まで各学者が順番に発表を行う。夕方から映画テーマごとに会場を分け懇親会
ブレイクアウトルームの使い方：
懇親会の時に映画のタイトルごとにルームを分ける。参加者たちが自由に部屋の間を行き来できるようにすることで、いつでも好きなトピックについて会話できる。
ブレイクアウトルームを使うイメージは湧いてきましたでしょうか。
以降では、具体的にブレイクアウトルームの使い方の手順を紹介していきます。
Zoomでブレイクアウトルーム機能を利用するための条件
会議開催中にいきなりブレイクアウトルームを使いたいと思っても使えない場合があります。ブレイクアウトルームを使うためには、有効化の設定、アプリバージョン、料金プランの確認が必要です。
有効化の設定方法
ブレイクアウトルームを使うためには、Zoomウェブポータルから設定を有効化する必要があります。PCアプリ版や携帯アプリ版からは有効化ができません。
ブレイクアウトルームを有効化する手順は以下の通りです。
- Zoomウェブポータルにサインインする。⇒https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
- トップ画面左の「設定」をクリックします。
- 「ミーティングにて(詳細)」をクリックします。
- 「ブレイクアウトルーム」にチェックを入れます。
以上でブレイクアウトルームの有効化の設定は完了です。
尚、管理者権限を持っている場合は、組織のメンバーや特定のグループのメンバーに対して一括で有効化の設定をすることができます。
組織メンバー全員に対して一括設定する場合、ナビゲーションメニューからアカウント管理⇒アカウント設定と移動します。ミーティングタブのブレイクアウトルームに移動し、設定を有効化します。
グループメンバー全員に対して一括設定する場合、ナビゲーションメニューからユーザー管理⇒グループ管理と移動します。グループの名前をクリックしてから設定タブをクリックします。ミーティングタブのブレイクアウトルームに移動し、設定を有効化します。
ブレイクアウトルームに対応しているPCデスクトップアプリのバージョン
Zoomでブレイクアウトルームを利用するためには、PCアプリが特定バージョン以降であることを確認する必要があります。
以下の条件に当てはまらない場合は、アップデートをしましょう。
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- Windows: 3.5.31087.1102 以降
- macOS: 3.5.31087.1102 以降
- Linux: 2.0.81497.1116 以降
- Chrome: 2.4.943.510 以降
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ブレイクアウトルームは無料プランで利用可能
ブレイクアウトルームは、Zoomの無料プランでの利用が可能です。
ただし、3名以上のミーティングは40分以内といった制限は適用されます。
そのため、無料プランでブレイクアウトルームを利用すると、不便が生じる可能性が高いです。
ブレイクアウトルームの利用方法(主催者)
会議の主催者として、ブレイクアウトルームを利用して参加者をグループ分けし、ブレイクアウトルームを開始する方法を紹介します。
グループ分けを実施する方法は2つあります。1つ目は、会議の開催前に事前にグループ分けを実施する方法です。2つ目は、会議開催中に実施する方法です。
この章では、2つのグループ分けの方法を紹介したあと、ブレイクアウトルームの開始方法について説明します。
会議の開催前に参加者をグループ分けする方法(事前割り当て)
会議の前に参加者をブレイクアウトルームに割り当てるには、ブラウザ版のZoomから下記の操作を行う必要があります。
- 有効化の設定で説明したように、「設定」⇒「ミーティングにて(詳細)」の順に画面移動します。
- 下記のチェックボックスにチェックを入れます。
- 「ミーティングをスケジュールする」をクリックします。
- 画面下部のブレイクアウトルーム事前割り当てのチェックボックスにチェックを入れます。
- ブレイクアウトルーム名と各ルームに割り当てる参加者を決定したら下記いずれかの方法でZoomに登録します。
- Zoom上で直接入力・・・4のキャプチャ青枠の「ルームを作成」からルーム名と参加者のメールアドレスを登録する。
- csvでインポートする・・・4のキャプチャ緑枠の「csvからのインポート」からサンプルcsvをダウンロードし、フォーマットに沿ってブレイクアウトルーム名と参加者のメールアドレスを記入し、インポートする。
- Zoom会議を開始後、画面下部の「ブレイクアウトルーム」→「すべてのセッションを開始」をクリックすることで、ブレイクアウトルームを始めることができます。
このように、参加者を事前に割り当てておくことでスムーズなミーティングの運営が可能です。尚、事前割り当てができるのはZoomのアカウントとして利用されているメールアドレスだけとなっています。
会議の開催中に参加者をグループ分けする方法
会議中に、ブレイクアウトルームの設定を行うには、画面下部のメニューから設定を行う必要があります。
- 画面下の「ブレイクアウトルーム」をクリックします。
- ポップアップ上で、作りたいブレイクアウトルームの数を選択します。
- 2の上記画面上からルームの割り当て方を選び、右下の作成をクリックします。
- 自動で割り当てる・・・参加者がランダムに各ルームに割り当てられます。
- 手動で割り当てる・・・ホストが自由に割り当てることができます。
- 参加者によるルーム選択を許可・・・参加者が自由にルームを選ぶことができます。
- ポップアップ上で名前の変更、手動で割り当てる場合の参加者の割り当てを行います。画面右下の「すべてのセッションを開始」をクリックすることでブレイクアウトルームの利用を開始することができます。
ブレイクアウトルームの利用方法(参加者)
前章では、主催者側の視点でどのようにブレイクアウトルームを利用するかを紹介しました。それでは、ブレイクアウトルーム機能を利用中、会議の参加者側の画面はどのように映るのでしょうか。主催者からの招待のされ方に従って2つのパターンの画面の見え方、操作方法を紹介します。
自動割当てもしくは主催者が主導でルーム指定をして招待された時
主催者がブレイクアウトルームをの割当て方法を自動もしくは、手動で割り当てをしたとき、ブレイクアウトルームが開始されると以下のように招待が来ます。「参加」をクリックすることで、ルームに参加することができます。
万が一、招待のポップアップが消えてしまった場合でも画面下に出現する「ブレイクアウトルーム」というメニューをクリックすることで、ルームに参加することが可能です。
ホストが、参加者によるルームの移動を許可している場合は、画面下部の「ブレイクアウトルーム」⇒「ブレイクアウトルームを選択」の順で、移動する部屋を選ぶことができます。
尚、ホストが移動を許可していない場合、「ブレイクアウトルーム」というメニューが画面下部に出現しないです。
「参加者によるルーム選択を許可」して招待された時
主催者がブレイクアウトルームの割当て方法を、「参加者によるルーム選択を許可」して招待した場合、以下のように招待が来ます。参加したいルーム横の参加ボタンを押すことで、ルームを選ぶことができます。
また、部屋を移動したい場合は、画面下部の「ブレイクアウトルーム」⇒「ブレイクアウトルームを選択」の順で、移動する部屋を選ぶことができます。
知っておくと便利なオプション機能と注意点
ブレイクアウトルームには知っておくとよりミーティングを活性化できる便利なオプション機能があります。また、逆に知っておかないと当日の運営で支障をきたす注意点もあります。
ここでは、便利なオプション、注意点をそれぞれ紹介いたします。
便利なオプション機能
ブレイクアウトルームを利用する時に便利な機能として、下記の7つの機能を紹介します。
- タイマー設定機能
- メッセージ送信機能
- ホストの訪問機能
- 参加者によるヘルプ機能
- 割り当て済み参加者の移動
- 共同ホストのアサイン
- ホワイトボード機能
タイマー設定機能
ブレイクアウトルームでは、グループ別会議の有効期限を決めるために、2つのタイマー設定機能があります。
1つ目は、ブレイクアウトルームをいつ閉じるかを測るためのタイマー機能です。時間がたったタイミングでブレイクアウトルームが強制終了し、全員が元々の全体の会議の場に戻されます。
2つ目は、ブレイクアウトルームを閉じた後に、実際に画面が閉じるまでのタイマー機能です。ブレイクアウトルームが終了するまでのカウントダウンを行う機能になります。日本語でいうと、「カウントダウン」に近いイメージかもしれません。
ブレイクアウトルームが閉じる前に、それぞれのグループ内で実際に閉じるまでのカウントダウンを行います。カウントダウンが0になるタイミングでブレイクアウトルームが閉じ、全員が元の一つの会議に戻されます。部屋が閉じるまでの間のカウントダウンをし、議論をまとめる時間を作ってくれます。
共に、「ブレイクアウトルーム」→「作成」→「オプション」から設定できます。
上記の画像内の赤色の部分からブレイクアウトルームを閉じるためのタイマーが設定できます。青色の部分より実際に画面が閉じるまでのカウントダウンタイマーの設定ができます。
メッセージ送信機能
ブレイクアウトルーム利用中にホストから参加者にメッセージを送ることができます。
ブレイクアウトルームを利用中に、画面下部メニューからブレイクアウトルームをクリックすると、下記のような画面に推移します。
「全員にメッセージを放送」をクリックし、任意のメッセージを入力、ブロードキャストを押すことで参加者全員にメッセージが飛びます。
ホストの訪問機能
ホストは、どのブレイクルームにも自由に出入りできます。
画面下部メニューからブレイクアウトルームをクリックすると、下記のような画面に推移します。参加したい部屋の「参加」をクリックすることで、入室をすることができます。
参加者によるヘルプ機能
ブレイクアウトルームを割り当てられた参加者は、部屋にホストを招待することで、ヘルプを求めることができます。
ヘルプは、画面下部に「ブレイクアウトルーム」というメニューがある場合、「ブレイクアウトルーム」→「ヘルプを求める」からホストを呼ぶことができます。
上記をクリック後、ポップアップ上から「ホストを招待」をクリックします。
このように参加者が操作することで、ホストには下記のようなポップアップが出現します。ホストが「ブレイクアウトルームに参加する」をクリックすることで、ホストが部屋に入ることができます。
何かトラブルが起きた時に非常に便利な機能なので、ホストは事前に周知をしておくとミーティングの混乱を避けることができます。
部屋を割り当て済み参加者の移動
ホストは、すでにブレイクアウトルームに割り当てた参加者を別の部屋に移動することができます。
移動したい参加者にカーソルを合わせると、移動先という文字が出現します。移動先をクリック後、移動させたいルームを選ぶことで、参加者を移動させることができます。
共同ホストのアサイン
ホスト以外の参加者も共同ホストとなることで、ブレイクアウトルームの設定がホストと同じようにできます。
設定以外にも、ルーム間の自由な移動も可能です。
共同ホストの設定方法は、ユーザー一覧から共同ホストに設定したいユーザーの右にある詳細をクリックし「共同ホストにする」をクリックすることで可能です。
もし、共同ホストの設定ができない場合は、Zoomのブラウザ画面から「設定」⇒「ミーティングの設定(基本)」から共同ホストの設定をオンにしてください。
ホワイトボード機能
最後に、ブレイクアウトルームに特有の機能ではないですがホワイトボード機能を紹介します。グループに分かれてディスカッションをする際、議論をまとめるためにホワイトボードがあると便利です。
画面下部の画面共有をクリックすると下記の画面が出現します。
下記の画面の中のホワイトボードをクリックすると、ホワイトボードを参加者と共有することができます。このホワイトボードも、ブレイクアウトルームを利用している際はそれぞれのグループごとに利用することができます。
画面共有機能については、こちらの記事で細かく紹介しているので参考にしてみてください。
知らないと損する注意点
ブレイクアウトルームはとても便利な機能です。しかし、仕様をきちんと理解していないと、ミーティングの最中にトラブルに見舞われることもあります。
ここでは、主要な注意点を5つ紹介します。
- 参加者のルーム割り当てはホストと共同ホストのみ可能
- ブレイクアウトルームの録画は、参加者に実施してもらう必要がある
- ルーム数毎に1つのルームに割当てることができる人数に制限がある
- 設定時に参加していないユーザーは、ルームの割り当てがされない
- 参加者がメインセッションにも戻れず他のルームに映ることもできない場合がある
参加者のルーム割り当てはホストと共同ホストのみ可能
ブレイクアウトルーム機能における参加者のルーム割り当てはホストと共同ホストのみ可能です。
会議内に大人数をブレイクアウトルームに割り当てる時は、ホスト1人では効率が悪いので、信頼できる共同ホストをアサインすることをお勧めします。
ブレイクアウトルームの録画は参加者に実施してもらう必要がある
Zoomのレコーディング機能を利用してブレイクアウトルームを開催中、録画されるのはメインルームです。
もし、各ルームの内容を録画したい場合は、参加者に実施してもらう必要があります。
参加者に実施してもらうためには、録画をしてほしい参加者に下記いずれかの権限を与えます。
- 共同ホスト
- レコーディングの許可
このように権限を与えることで、参加者は自分のブレイクアウトルーム内の議論をローカルにレコーディングができます。
1つのルームに割当てることができる人数に制限がある
ブレイクアウトルームには、1部屋に割当てる数に上限があります。ルームの数によって上限が決まっているため、かなり大規模なイベントを主催する可能性がある場合は、注意しましょう。
| ブレイクアウトルームの数 | 1部屋に割当てることができる最大人数 |
|---|---|
| 20室 | 500人 |
| 30室 | 400人 |
| 50室 | 200人 |
設定時に参加していないユーザーは、ルームの割り当てがされない
ブレイクアウトルーム機能を開始したときに、ミーティングに参加していない参加者は部屋の割り当てができません。
これは、ミーティング開始前に事前割り当てを実施していても適用されます。つまり、事前割当てをしていても、ブレイクアウトルームを開始したときに参加していないと、ルームが割り当てられません。
ブレイクアウトルーム開始したあとに、同じZoom会議に参加した参加者は一度メインルームに入ってしまいますので、ホストか共同ホストにて、任意のルームを割り当ててあげましょう。
参加者がメインセッションにも戻れず他のルームに映ることもできない場合がある
ホストがブレイクアウトルームのオプションで下記2つを実施していると、参加者はブレイクアウトルームから出たい時、MTGから退出するしかなくなります。
- 「参加者によるルーム選択を許可」のチェックボックスを外している。
- 「参加者がいつでもメインセッションに戻ることができるようにします」のチェックボックスを外している。
うっかり間違えて、参加者が退出してしまう可能性もあるので、必ずどちらかのチェックボックスにチェックを入れておくようにすることをお勧めします。
最後に
本日は、Zoom会議で使える便利機能、ブレイクアウトルームについてまとめさせていただきました。少しでもお役に立てたら嬉しいです。
私達co-inは通訳手配に関連するサービス、ならびにWeb会議運営補助のサービスを行っております。Zoom会議での同時通訳や、MeetsやTeamsでの会議の運営補助の依頼を頂いております。
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