こんにちは。co-inと申します。「Company」と「Interpreter」の頭文字2文字ずつを取ってco-inです。通訳手配サービスを運営しております。

Zoomを使った同時通訳の依頼が非常に増えています。私達は通訳手配をメインに行っておりますが、Zoom会議についての質問も受け付けております。

Zoom会議を企画するにあたり、最も大変な仕事の1つが出席者の管理です。出席者の管理を行うにあたっての質問を多くいただきます。Zoomの出席者管理には事前登録機能が便利です。このブログでは出席者管理を行うための事前登録機能の内容とその設定方法をまとめさせていただきます。

出席者管理の方法 事前登録機能とは

あなたがZoom会議のホストの場合、会議の準備、会議当日ともにきっと忙しくなることでしょう。少しでも準備や当日の手間を省くために、効率化できる部分は効率化したいと思います。

そんな時役立つのがZoomの事前登録機能です。この機能は、Zoom「ウェビナー」だけの機能ではなく、Zoom会議でも利用できます

Zoomの事前登録機能を有効にすると、2つのことが可能になります。

  • 参加者の方にメールアドレスや名前、所属先などを登録してもらうことができます。
  • 登録してもらう情報はカスタマイズすることも可能です。

事前登録をした方に、会議のリンクや任意の内容をメールで自動配信することができます。この2つの機能を使いこなすために、本記事では以下の4つの操作を解説します。

  • 事前登録機能の設定方法
  • 参加者に事前登録してもらう内容のカスタマイズ方法
  • 自動配信メールの設定方法
  • 参加者データのダウンロード方法

事前登録の設定方法

まず、Zoomのマイページにアクセスいただきます。(https://zoom.us/profile

右上部の「ミーティングをスケジュールする」を押下いただくと、会議の設定を行うことが可能になります。

こちらのページの真ん中のあたりに以下のような「登録」というチェックボックスがございます。

こちらの「必須」にチェックを入れていただくと、参加者の事前登録が必須となります。

そのままミーティングを保存いただくと、次のページにて、「登録URL」が生成されております。このURLをあなたのHP上やメールで参加者に告知すれば、事前登録を行うことが可能になります。

このリンクをクリックした参加者は、以下の登録画面に進みます。参加者それぞれがこの画面から事前登録を行うことができます。

このように、事前登録の有効化だけであれば簡単に行うことが可能です。

せっかく事前登録を有効にするからには、きちんと登録者の情報を取得したいですよね?デフォルトでは上記のように名前、姓、メールアドレスの入力を求める設定となっておりますが、他の情報も入力してもらうことが可能です。

ここからは情報入力の設定をはじめとし、その他の事前登録時の設定についてご説明していきます。

参加者に事前登録してもらう情報のカスタマイズ方法

前述の通り、デフォルトの設定のままで氏名とメールアドレスを必須で登録させるようになっております。任意の項目を加えるにはどのように設定したらいいのでしょうか。

氏名とメールアドレス以外の項目追加方法

マイミーティングの下部に、「登録」というタブがあります。「登録オプション」の右側の編集ボタンを押下すると、項目を追加することが可能です。

「質問」タブからデフォルトの項目を追加することが可能です。また、任意の質問をしたい場合は、「カスタムの質問」タブから追加してください。右側の「必須」のチェックボックスを有効にすると、その質問は必須で回答する設定になります。

また、カスタムの質問の中では「短い回答」と「単一回答」を選択できます。短い回答では参加者は回答を自由入力しますが、単一回答を選択すると、事前に登録した回答候補のなかから参加者が選択する形になります。

短い回答

短い回答というタイプを選択すると、自由解答欄が出現します

上記の短い回答を設定すると、参加登録画面に以下のような回答欄が出現します。

単一回答

単一回答というタイプを選択すると、質問に対して選択肢から回答をさせることができます。

上記の単一回答を設定すると、参加登録画面で以下のようにプルダウンで回答を選択するようになります。

承認方法の設定

登録情報を設定した後は、事前登録をした参加者にのみにZoom会議のリンクを送る必要があります。Zoomでは、承認方法という設定によって会議のリンクの送り方を決めることができます。

承認方法は「自動承認」と「手動承認」の2種類があります。「自動承認」を選択すると、登録リンクで事前登録をした参加者に自動でZoom会議のリンクが配信されます。「手動承認」を選択すると、たとえ事前登録を済ませていてもホストが参加を承認するまでZoom会議のリンクが配信されません

手動承認の際、同じ「登録」タブ内に表示される「登録者」と「承認済み」の人数に差異がでます。右にある「編集」ボタンから以下のような画面に遷移し、承認を行うことが可能になります。

承認を行うと、自動で参加者のメールアドレス宛にZoom会議の参加リンクが送付されます。

自動配信メールの設定方法

会議への参加が承認された際に配信されるメールを変更することも可能です。

メールの設定は上と同じページ(マイミーティングの管理)の下部から行うことが可能です。「メール設定」のタブを選択いただき、1番右下の「編集」を押下してください。

こちらから自動配信のメールの内容を編集することが可能になります。

変更できるのは、件名、上部の自由入力、問い合わせ先のメールアドレス、下部の自由入力欄のみです。

件名の{Meeting Topic}という部分には会議を設定したときの件名、トピックが挿入されます。

上部下部それぞれの自由入力部分には好きな文言を入れられます。このなかで改行をすることも可能です。

問い合わせ先のメールアドレス(上記の赤で伏せている部分)を変更するには、「メール設定」タブに戻り、「メール連絡先」を編集することで変更できます。

せっかく情報を取得しても、それをダウンロードして使えないと意味がありません。ここからは参加者が登録した情報を利用する方法について記載したいと思います。

参加者データのダウンロード方法(登録者レポートをCSVエクスポートする)

Zoomのマイページへ進んでいただくと、左側のメニューの最下部に「レポート」というタブがあります。このタブを開き、「ミーティング」を選択してください。

すると、以下のような画面に進めると思います。「登録レポート」をレポートタイプとして選択し、対象の会議の右側の「作成」ボタンを押すと、レポートの作成が可能です。

作成を押すと、レポートにすべての登録者を含むか、承認した人だけを含むか、拒否した人だけを含むかを選択します。選択後、レポートキューのタブの中にレポートが生成され、ダウンロードできるようになります。

登録方法は以上になりますが、何かご不明な点があれば調べて追記いたしますので、お気軽にcoin.sdh@gmail.comまでご連絡ください。

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参考

【会議主催者向け・詳細手順】Zoomの遠隔同時通訳の設定方法

【Zoomホスト必見】「スピーカービュー/ギャラリー ビュー機能」「ピン留め機能」「スポットライト機能」を使いこなすには?

Zoom会議で効率的に質疑応答を運営するには?【挙手ボタンやQ&A機能について】