英語会議開始時の便利なフレームワーク（具体的なフレーズ付き）

最終更新日 2020年10月26日 by co-in

こんにちは。co-inと申します。
CompanyとInterpreterの頭文字2文字ずつを取ってco-inです。名前の通り、通訳業界でのサービスを準備中です。

そのため、普段は通訳の手配を行っておりますが、今回は通訳の頼み方等ではなく、その手前側、自分で英語会議を開くときにフォーカスを当てて記事を書いていこうと思います。

会社の事情により、通訳が手配できず、自分で英語会議を進めなくてはならないこともあると思います。

社内会議であっても社外の人との会議であっても、英語での会議をどのように始めればよいかに悩むと思います。

そんなときには、「60 second meeting opener」と呼ばれるフレームワークを使ってもらえればと思います。これは、会議を始めるときに英語圏の人が実際に使っているフレームワークです。

日本語のサイトではあまり見かけない内容ですが、実際に英語圏の会社で勤めている私が、現地で外部のコンサルタントから教わったフレームワークになります。

フレームワークの目的

皆さん「ラポール」という言葉はご存知でしょうか？日本語に直すと、「信頼関係」という意味になります。

このフレームワークは、ラポールを築くことを目的に作られたものです。多くの日本語のサイトでは、ラポール形成のためのテクニックとして、「オウム返し」とか「ミラーリング」などのテクニックを紹介しておりますが、そもそもラポールを築くには「尊重」「類似性」「上手くリードする」の3点が必要となります。

話す言語と同じ文化圏の会議の始め方を使うことで、上の3点を満たし、より確実にラポールの形成に近づくことが可能です。

Headline（全体的な概要）

This meeting is set up for ～

まず、会議のタイトル、概要をお伝えします。各会議に応じた内容で良いですが、「●●についてのスケジュールを決めるをするため」、「●●についての疑問を解消するため」、「●●についての議論をするため」などと続けると良いでしょう。

日本語の会議でいう「目的」に近いかもしれません。ただ、英語圏の会議では、目的として次のステップで紹介するようなことまで踏み込んみます。

Purpose（相手にとっての目的）

The benefit to you of our time together is ～

Purposeというと、「目的」ではありますが、英語圏の会議で「目的」とは相手に寄り添った目的を指します。そのため、「あなたにがこの会議で得られるベネフィットは～」と始めます。

そのため、「●●についての知識が得られます」とか「●●のメリットを学ぶことができます」などが当てはまります。

Agenda（議題）

To achieve this purpose, I’m proposing the following topics
1st,
2nd,
…..

会議の議題をここで述べます。これは特に特徴はなく、淡々と通常通り議題を述べれば問題ありません。

ここまで丁寧に概要と相手目線でのベネフィットを伝えてきましたので、聞き手から見ても、それぞれの議題とそこから得られるものが想像しやすくなっております。

具体例は、それぞれの会議によると思うので、省略いたします。

Outcome（会議の結果によって得られる行動可能な結果）

The intended outcome at the end of this meeting is ～

ここでは、想定される次のアクションについて述べます。2で話した目的との違いが少々分かりにくいのですが、2については、得られる効能そのものを指し、ここでは、より具体的な行動ベースに落としたものを指します。

「十分な知識を元に、●●についての検討を開始できます」「●●のスケジュールを決められます。」などが良いかと思います。

Agreement（ミーティングのアプローチについて合意を取る）

Do you have anything to add or change to the agenda I suggested?

会議を実際に始める前に、本日の議題や流れ、期待されるアウトプットについての合意を取ります。

この合意を取るという行為により、相手は「尊重」されていると感じることが可能です。

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いかがだったでしょうか？参考になる表現はありましたか？

会議を始める前に、少しでもラポール形成を進めるのが、このフレームワークの目的です。

「会議を始める前に、足並みを揃えていますよ」という「尊重」を伝え、実際に英語の会議でよくある会議の流れに沿うことで、相手は「類似性」を感じられます。また、会議自体を「上手くリード」することもできるので、ラポール形成につながるのです。

日本生まれ日本育ちで、海外に住んだことの無いワタシですが、実際に英語圏のクライアントと会議で利用しているフレーズばかりです。実際に英語圏のクライアントと話をするときであっても、今のところ問題なく利用できています。

きちんと学ばれた方から見ると、もしかしたら厳密には変に思うところがあるかもしれませんが、実際に英語圏の同僚と一緒に研修を行い、利用したフレーズです。（もし直したほうが良い点あれば、是非ご連絡ください）

実際に皆さんの英語会議で使ってもらえればと思っています。

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私達はco-inというページで通訳を手配するサービスをしております。

多言語の会議で専門的な内容に踏み込むときや、他の言語にも対応しなくてはならないときなど、通訳が必要な場面がありましたら、是非、お問い合わせください。お気軽にお見積りから行えればと思います。

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